In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens: welke we verzamelen en waarvoor we ze gebruiken. Ook leggen we uit hoe je jouw gegevens kunt inzien, wijzigen of verwijderen. We vinden het belangrijk dat jij hier goed van op de hoogte bent en raden je aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.
Huurdersvereniging De Eerste Kamer hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Huurdersvereniging De Eerste Kamer houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
– Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
– Verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
– Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
– Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen;
– Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Huurdersvereniging De Eerste Kamer zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien jij na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen of opmerkingen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door Huurdersvereniging De Eerste Kamer verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Administratieve doeleinden;
– Communicatie over het lidmaatschap;
– Het verlenen van diensten aan leden
— Het versturen van een enquête en polls onder de leden van De Eerste Kamer;
— Wervingsacties voor bijvoorbeeld Bestuursleden;
— Het verzenden van uitnodigingen voor de Algemene Ledenvergadering;
— Het verzenden van een periodieke Nieuwsbrief. NB: Het is mogelijk je af te melden voor nieuwsbrieven door op de bijgevoegde afmeldlink te drukken;
— Het op de hoogte stellen van huurders van zaken die hen als huurder van DUWO aangaan;
— Het verzenden van een welkomstbericht bij ingang van het contract (vanaf voorjaar 2020).
Gegevensverstrekking vanuit DUWO
De Eerste Kamer ontvangt van verhuurder Stichting DUWO, op basis van het automatisch lidmaatschap, een deel van de door jou aan DUWO verstrekte persoonsgegevens voor de bovenstaande doelstelling(en). [Het automatisch lidmaatschap houdt in dat nieuwe huurders bij het ondertekenen van hun contract automatisch lid worden van de huurdersvereniging.] Dit betreft de volgende persoonsgegevens:
– Adres
– Complexnummer
– Ingangsdatum huurcontract
– Einddatum huurcontract
– Naam huurder 1
– Naam huurder 2
– E-mail huurder 1
– E-mail huurder 2
– Postcode
– Plaats
– VHE-nummer
– Huurcontractnummer
– Contactnummer
Verder ontvangen wij bij het invullen van contactformulieren op onze website (www.de-eerste-kamer.nl) en van polls toegevoegd aan mailingen gegevens die jij op dat moment aan ons verstrekt.
Verwerkersovereenkomst met DUWO
Huurdersvereniging De Eerste Kamer en DUWO hebben onderling een verwerkersovereenkomst afgesloten op basis van de AVG. DUWO vervult hierin de rol van verwerkingsverantwoordelijken en De Eerste Kamer van verwerker. In deze overeenkomst hebben wij afgesproken dat DUWO de gegevens van onze leden verzameld en deze maandelijks met ons deelt. De data wordt versleuteld gedeeld. Daarnaast hebben wij de nodige afspraken gemaakt over de verwerking en beveiliging van jouw persoonsgegevens.
Verstrekking aan derden
De Eerste Kamer zal jouw gegevens niet in het beheer van derde partijen geven. Voor het versturen van zaken als mails en enquêtes maken wij wel gebruik van automatiseringsoplossingen van derde partijen. Hieronder vallen onder andere Lasso, Laposta en Google Forms. Deze partijen hanteren hun eigen privacyverklaring. Deze privacyverklaringen zijn op de website van de desbetreffende partij te vinden.
Bewaartermijn
Jouw persoonsgegevens worden door Huurdersvereniging De Eerste Kamer opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de looptijd van het lidmaatschap, ofwel de huurovereenkomst met DUWO.
Na opzegging van het lidmaatschap, dan wel de huurovereenkomst met DUWO worden jouw gegevens na een jaar verwijderd.
Deze bewaartermijn gaat enkel over de door DUWO aan ons verstrekte gegevens. De gegevens die jij als individu met ons deelt als gevolg van bijvoorbeeld mailcontact of een sollicitatie, zullen worden bewaard totdat het bestuur van De Eerste Kamer deze gegevens niet meer relevant acht, met een maximum bewaartermijn van een jaar.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
– Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
– Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons. Ook heb je het recht om jouw persoonsgegevens door ons te laten overdragen aan jou. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren, door ons te mailen op het bij ons bekende mailadres, voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen op onderstaand mailadres. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Jij hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wijzigingen in deze Privacyverklaring
De Eerste Kamer behoudt zich het recht deze privacy verklaring aan te passen na goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering.
Contactgegevens
Huurdersvereniging De Eerste Kamer
Stamkartplein 178
2521 ER Den Haag
info@de-eerste-kamer.nl
© Maart 2021
